Een website blijft veranderen. Het CMS krijgt updates, uitbreidingen veranderen en je bedrijf voegt nieuwe inhoud toe. Goed onderhoud begint daarom met duidelijkheid over wat er wordt bijgehouden.
Leg de omvang vast
Maak samen met de beheerder een overzicht van de technische onderdelen. Denk aan het CMS, uitbreidingen, hosting en koppelingen. Niet alles wordt door dezelfde partij beheerd.
Spreek vervolgens af:
- Wie updates beoordeelt en uitvoert.
- Welke onderdelen en functies worden gecontroleerd.
- Hoe vaak controles plaatsvinden.
- Hoe je hoort dat er een probleem of aanvullende werkzaamheden zijn.
- Hoe een wijziging in tekst, pagina’s of functionaliteit wordt aangevraagd.
“Onderhoud inbegrepen” is pas duidelijk als je weet welke werkzaamheden daaronder vallen. Een technische update en het bouwen van een nieuwe pagina zijn verschillend werk.
Maak back-ups en herstel concreet
Ga niet alleen na óf er een back-up is. Vraag ook welke gegevens worden meegenomen. Een website kan bestaan uit bestanden, inhoud en gegevens in een database; afhankelijk van het systeem zijn meerdere onderdelen nodig voor herstel.
Leg vast wie de back-ups maakt, hoe vaak dit gebeurt en hoe lang ze worden bewaard. Bespreek ook wie een herstel uitvoert en welke werkzaamheden of kosten daarbij horen. Back-ups vallen alleen onder beheer als dat uitdrukkelijk is afgesproken.
Vraag hoe wordt gecontroleerd of een back-up bruikbaar is. Een opgeslagen bestand vertelt op zichzelf nog niet of de volledige website ermee kan worden teruggezet.
Controleer belangrijke handelingen na een update
Maak een korte lijst van functies die voor je bedrijf tellen. Bijvoorbeeld:
- De belangrijkste pagina’s openen op mobiel en desktop.
- Een formulier invullen en nagaan of het bericht aankomt.
- Inloggen in het CMS en een gebruikelijke handeling uitvoeren.
- Controleren of een belangrijke koppeling nog werkt.
Laat degene die de update uitvoert deze controles meenemen volgens de afgesproken aanpak. Noteer eventuele verschillen met de situatie vóór de update.
Houd wensen en onderhoud uit elkaar
Een nieuwe dienstpagina, andere koppeling of extra functie kan nuttig zijn, maar vraagt een eigen afweging. Houd zulke wensen bij en bespreek prioriteit, omvang en kosten voordat ze worden uitgevoerd.
Zo is duidelijk wat nodig is om de bestaande website te blijven gebruiken en welk werk je toevoegt om verder te groeien.